Ticari Defterleri ve Belgeleri Saklamamanın Cezası
Ticaret şirketleri, anonim, limited, kolektif ve komandit şirketler ile kooperatiflerden oluşmaktadır. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda ticaret şirketlerinin tacir sayıldıkları açıkça belirtilmiştir. Tacir olmanın hükümlerinden birisi ticari defter tutmaktır. TTK’nın ticarî defter tutma yükümü ile bağlantılı olarak öngördüğü bir diğer yükümlülük de tutulan ticari defterlerin ve şirket ile ilgili bazı belgelerin saklanmasıdır.
Defter ve belgelerin saklanması hususu, hem 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nda hem de 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda düzenlenmiştir. Saklanması zorunlu olan defter ve belgelerin bir kısmına her iki Kanunda da yer verilmiş, ancak saklama süresi her iki Kanunda farklı olarak düzenlenmiştir. Uygulamada defter ve belgelerin saklanması noktasında, tacirler tarafından genelde Vergi Usul Kanunu esas alınmakta, saklama süresinin TTK’da daha uzun öngörülmüş olması nedeniyle anılan yükümlülüğün ifası zaman zaman ihmal edilebilmektedir. Oysa, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na göre, gerçek ve tüzel kişi tacirler tutulması zorunlu olan defterler ile bu defterlere yapılan dayandığı belgelerin ve yine Kanunun zorunlu tuttuğu diğer birtakım evrakın saklanmaması hali için hem adlî hem de idarî para cezası öngörülmektedir.
Ticari defterlerin ve belgelerin saklanması hususu, TTK’nın 82’nci maddesinde düzenlenmiştir. Anılan maddeye göre, tacirler;
- Ticarî defterlerini, yani;
- Gerçek Kişi Tacirler; yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebiri (gerçek kişi tacirlerden Vergi Usul Kanununa göre ikinci sınıf tüccar sayılanlar, yeni bir düzenleme yapılıncaya kadar yukarıda sayılan yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir yerine VUK hükümlerine uygun olarak işletme hesabı esasına göre defter (işletme defteri) tutabilirler).
- Kollektif Şirketler; yevmiye defteri, envanter defteri, defteri kebir, genel kurul toplantı ve müzakere defterini;
- Komandit Şirketler; yevmiye defteri, envanter defteri, defteri kebir, genel kurul toplantı ve müzakere defterini;
- Anonim Şirketler; yevmiye defteri, envanter defteri, defteri kebir, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterini;
- Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirketler; yevmiye defteri, envanter defteri, defteri kebir, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterini;
- Limited Şirketler; yevmiye defteri, envanter defteri, defteri kebir, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterini (isterlerse ayrıca müdürler kurulu karar defteri de tutabilirler);
- Özel hukuk hükümlerine göre idare edilmek veya ticari şekilde işletilmek üzere Devlet, il özel idaresi, belediye ve köy ile diğer kamu tüzel kişileri tarafından kurulan ve tüzel kişiliği bulunmayan ticari işletmeler ile kamu yararına çalışan dernekler ve gelirinin yarıdan fazlasını kamu görevi niteliğindeki işlere harcayan vakıflar tarafından kurulan ticari işletmeler ve bunlara benzeyen ve tüzel kişiliği bulunmayan diğer ticari teşekküller yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebiri
- Kooperatifler, özel hükümlerinde yer verilen defterleri (yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, genel kurul karar defteri, yönetim kurulu karar defteri ve ortaklar defteri)
- Envanterlerini, açılış bilânçolarını, ara bilânçolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini;
- Alınan ticarî mektupları;
- Gönderilen ticarî mektupların suretlerini;
- Ticarî defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeleri,
Sınıflandırılmış bir şekilde on yıl saklamak zorundadırlar. Ticarî mektuplardan kasıt, bir ticarî işe ilişkin tüm yazışmalardır.
On yıllık saklama süresi, ticarî defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, ara bilânçonun düzenlendiği yılsonu finansal tablolarının hazırlandığı ve konsolide finansal tabloların hazırlandığı, ticarî yazışmaların yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar.
TTK’nın 562’nci maddesinin beşinci fıkrasına göre, ticari defterlerin Kanuna uygun saklanmaması halinde sorumlulara 300 günden az olmamak üzere adlî para cezası uygulanacaktır. Bu cezanın alt sınırı 6.000 TL, üst sınırı ise 73.000 TL’ye tekabül etmektedir.
Ticarî belgelerin saklanmasına ilişkin olarak ise, TTK’nın 64’üncü maddesinin ikinci fıkrasında “Tacir, işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamaklayükümlüdür.” denilmiş ve bu yükümlülüğe uymayanlara verilecek ceza Kanunun 562’nci maddesinin 1nci fıkrasının (b) bendinde düzenlenmiştir. Anılan düzenlemeye göre, ticari işletme ile ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda sağlamayanlara 4.000 TL idarî para cezası verilecektir. Anılan idari para cezası tutarı 2012 yılı içindir. Kabahatler Kanunu’na göre idarî para cezalarının her takvim yılı başından geçerli olmak üzere o yıl için Vergi Usul Kanununun mükerrer 298 inci maddesi hükümleri uyarınca tespit ve ilân edilen yeniden değerleme oranında artırılarak uygulanması gerekmektedir. Anılan idarî para cezasının yeniden değerleme oranına göre güncellenen ve 2016 yılında uygulanacak olan tutarı ise 5.209 TL’dir.
Vergi mevzuatı açısından ise saklama süresi daha kısa belirlenmiştir. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’na göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle VUK’un üçüncü kısımda yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar. Buna karşılık, TTK’da anılan süre on yıl olarak belirlenmiştir.
Dolayısıyla, başta ticaret şirketleri olmak üzere gerçek ve tüzel kişi tüm tacirlerin, Vergi Usul Kanunu’nda belirtilen beş yıllık süre dolsa dahi, TTK’ya göre saklanması zorunlu olan defter ve belgelerini on yıl boyunca saklamaları, sayılan defter ve belgelerin zayi olması halinde ise yasal süreler içerisinde zayi belgesi talebinde bulunmaya özen göstermeleri gerekmektedir.