Mükelleflere Samimi Bir Tavsiye: Geçmişe Dönük e-Fatura Düzenlerken 7 Gün Sınırına Dikkat!
Mükelleflerin vergilendirmeye ilişkin iş ve işlemlerinin kaydedilmesi, gerekenlerin belgelendirilmesi kanuni bir zorunluluk. Bu zorunluluk çerçevesinde daha önce fiziki ortamda düzenlenen defter ve belgeler bilgi teknolojilerinin gelişmesiyle birlikte neredeyse tamamen elektronik ortama taşındı. Söz konusu gelişmeler mükellefler ve vergi idaresi açısından iş ve işlemler ile muhafaza maliyetlerini azaltsa da mükellefler açısından yeni riskleri doğurmaktadır.
Bu yazı ile dijital dönüşüm kapsamında elektronik ortamda düzenlenen faturaların, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren yedinci günden sonra düzenlenmesi durumunda mükelleflerin karşılaşacağı cezai işlemler, yedi günlük sürenin kontrol yöntemi gibi hususlar açıklanmaya çalışılacaktır.
e-Fatura Nedir?
213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun (VUK) 229 uncu maddesinde fatura, “satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesikadır.” şeklinde tanımlanmıştır.
e-fatura ise, ticari işlemler sonucu ortaya çıkan ve faturalandırılması gereken bilgilerin UBL-TR standartlarında XML formatında bir bilgisayar dosyası halinde oluşturulması, oluşan dosyanın mali mühür veya elektronik imza ile imzalanıp GİB onayından geçirilerek muhatabına ulaşması sürecini ifade etmektedir. (Bu yazıda XML dosya yapısı ve UBL-TR standartlarına ilişkin herhangi bir teknik açıklama yapılmayacaktır. Sadece e-fatura XML dosyası içerisinde yer alan birkaç XML elemanına değinilecektir. e-fatura süreçleri, XML, UBL-TR gibi hususlar için bkz.: https://ebelge.gib.gov.tr)
Sonuç itibariyle, uygun bilgisayar programı ile üretilecek, mali mühür veya elektronik imza ile imzalanacak, VUK’taki muhafaza ve ibraz yükümlülükleri kapsamında gerektiğinde inceleme elemanına ibraz edilecek e-fatura, aslında 150-200 kb boyutlarında .xml uzantılı bir dosyadır. Bu dosya, birçok kişi için anlaması pek güç olan onlarca, belki yüzlerce bilgiyi içerisinde barındırmaktadır.
Uygun bilgisayar programlarında açıldığı zaman tıpkı bir kağıt fatura görüntüsüyle karşımıza çıkan html veya pdf dosyalarının ardında, faturayı düzenleyen mükelleflerin küçük sırları da yer almaktadır. Kullanılan mali mührün seri numarasından belgenin imzalanma tarihine, faturanın görüntülenmesi için kullanılan XSLT bilgisinden hizmet alınan bilgi işlem kuruluşuna kadar birçok bilgiyi, e-fatura XML dosyası bünyesinde barındırmaktadır.
Örneğin aşağıdaki XML elemanı e-faturanın imzalandığı tarih ve saat bilgisini göstermektedir:
<xades:SigningTime>2018-08-24T11:55:38.0282139+03:00</xades:SigningTime>
e-faturanın imzalanma tarihinin maniple edilmesi son derece zordur. İmzanın gerçekleştiği an saniyesine kadar e-fatura XML dosyası içerisine yazılmaktadır.
Aşağıdaki XML elemanı ise e-faturanın tarihini, başka deyişle kağıt fatura görünümü ile karşımıza çıkan görselde yer alan “Fatura Tarihi” bilgisini temsil etmektedir:
<cbc:IssueDate>2018-07-31</cbc:IssueDate>
Söz konusu fatura tarihi bilgisine, kullanılan bilgisayarın tarihinin geri alınması ve sair yöntemlerle müdahale edilmesi mümkündür. Bu tarih, vergisel işlemler açısından esas olan, indirilecek KDV’nin veya gider olarak dikkate alınacak tutarın ait olduğu dönemi belirleyen tarihtir.
e-fatura XML dosyası içerisinde yer alan bu bilgiler, faturanın imzalandığı başka deyişle düzenlendiği tarih ile fatura tarihi arasında kaç gün süre olduğunun tespitini son derece kolay hale getirmektedir. Kağıt ortamında düzenlenen faturalar için düzenlenme tarihi ile fatura tarihi arasında geçen süreyi tespit etmek neredeyse imkansız iken, e-fatura için bu tespit tahmin edilenden çok daha kolaydır. Örneğin uygun bir bilgisayar yazılımı ile binlerce e-faturaya ait bilgi dakikalar içerisinde bir excel dosyasına yazılabilmektedir. Bir excel dosyasında yer alan iki farklı tarih arasında kaç gün geçtiğini hesaplamanın da ne kadar kolay olacağını tahmin edersiniz.
Diğer yandan, e-fatura trafiği GİB üzerinden gerçekleştiği için her bir faturanın GİB’e iletilme zamanı ile alıcıya iletilme zamanının kayıtlarda yerini alacağını tahmin etmek hiç de güç değildir. Bu veriler yapılacak kontrolleri ayrıca kolaylaştıracaktır.
Süresinde Düzenlenmeyen e-faturanın Yaptırımı Nedir?
VUK’un 231 inci maddesinin beşinci fıkrasında “Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir. Bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır.” hükmüne yer verilmiştir.
Aynı Kanunun 353/1 maddesinde, “Elektronik belge olarak düzenlenmesi gerekenler de dâhil olmak üzere, verilmesi ve alınması icabeden fatura, gider pusulası, müstahsil makbuzu ile serbest meslek makbuzlarının verilmemesi, alınmaması, düzenlenen bu belgelerde gerçek meblağdan farklı meblağlara yer verilmesi, bu belgelerin elektronik belge olarak düzenlenmesi gerekirken Maliye Bakanlığınca belirlenen zorunlu haller hariç olmak üzere kâğıt olarak düzenlenmesi ya da bu Kanunun 227 nci ve 231 inci maddelerine göre hiç düzenlenmemiş sayılması halinde; bu belgeleri düzenlemek ve almak zorunda olanların her birine, her bir belge için 240(522 Sıra No.lu V.U.K Genel Tebliği ile 1.1.2021'dan itibaren 380 TL) Türk lirasından aşağı olmamak üzere bu belgelere yazılması gereken meblağın veya meblağ farkının %10'u nispetinde özel usulsüzlük cezası kesilir.” düzenlemesi yer almaktadır.
Bir e-faturanın hukuki anlamda doğduğu an mali mühür veya elektronik imza ile imzalandığı tarihtir. Bu durumda, fatura tarihi ile imza tarihi arasında 7 günden fazla bir süre söz konusu ise faturanın VUK’un 227 nci ve 231 inci maddelerine göre hiç düzenlenmemiş sayılması sonucu ortaya çıkacaktır. (Fatura tarihi ile faturanın düzenlenme tarihi (imza tarihi) arasında kaç gün süre olduğunun saptanmasının ne derece kolay olduğunu önceki bölümde açıklanmaya çalışılmıştı.) Bu durumda, VUK’un 353/1 maddesi kapsamında özel usulsüzlük cezası kesilmesi gerekecektir.
Diğer yandan, grup şirketleri arasında gerçekleştirilen gider/maliyet yansıtmaları ve benzeri işlemlere ilişkin düzenlenen e-faturaların, 1 no.lu KDV beyannamelerinin verildiği gün geçmiş tarihli olarak imzalanıp imzalanmadığının, hatta beyannamenin verildiği saatten ne kadar önce imzalandığının tespiti de aynı yöntemle mümkündür. Böyle bir tespitin yapılması, özel usulsüzlük cezasının yanında, faturaya konu olan mal teslimi veya hizmet ifasının gerçekliği noktasında da fikir verecek, konuya ilişkin şüphe varsa bu şüphe daha da daha da kuvvetli hale gelecektir.
Değerlendirme ve Sonuç
Teknolojik gelişmeler iş hayatındaki pek çok iş ve işlemi hızlandırmanın yanında, bu iş ve işlemlerin ilgililer tarafından izlemesini ve kontrolünü de kolaylaştırmaktadır. Teknolojik gelişmelere sıkı bir şekilde ayak uyduran vergi idaresinin yukarıda kısaca bahsedilen kontrolleri kolay ve hızlı bir şekilde gerçekleştirme potansiyeli, iş hayatında gerçekleştirilen iş ve işlemler sırasında hep akılda tutulmalıdır. Bu denli kritik tespitlerin kolaylıkla yapılabiliyor olması, mükellefleri cezai işlemlerle karşı karşıya kalmamak adına daha dikkatli olmaya teşvik etmelidir. Geçmiş tarihli faturalar düzenleme konusunda mükelleflerin tekrar tekrar düşünmeleri, karşılaşabilecekleri olası yaptırımları hep akılda tutmaları tavsiye edilir.
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
- https://ebelge.gib.gov.tr
Yorumlar