Vergi, Maliye, Ekonomi, Sosyal Güvenlik, Ticaret Hukuku Hakkındaki Herşey

Muhasebe ve Denetim

Dr. A. Engin ERGÜDEN
18 Şubat 2021Dr. A. Engin ERGÜDEN
1936OKUNMA

Muhasebe Uygulamalarında Yeni Bir Yaklaşım: Yalın Muhasebe

Yalın düşünceden etkilenip, yalın üretimi gerçekleştiren işletmeler, hedeflere ulaşmada çeşitli sıkıntılarla karşılaşmaktadırlar. Yalın Düşüncenin temel amacı, değerin ilk ham maddeden başlayarak, değer yaratma süreci boyunca hiç kesintisiz akıtılarak hızla nihai müşteriye ulaştırılmasıdır. Bunu başarabilmek için tüm değer zincirine bir bütünlük çerçevesinde bakmak, israfları yok etmek ve tüm faaliyetleri müşteri için mükemmel değer oluşturmak amacına yönlendirmek gerekir.

Geçen yüzyılın ortalarında Japonya’da Toyota fabrikasında üretimde bir devrim yaratılıyordu. Batı’nın ancak 1980’lerde farkına varmaya başladığı bu sistem gerçekten de felsefesiyle ve teknikleriyle sanayide yepyeni bir çığır açmıştı. “Toyota Üretim Sistemi’nin sanayi dünyasına kattığı en temel ilke her şeyi ancak müşterinin istediği anda ve miktarda üretmek, gereksiz stokları tümüyle ortadan kaldırmaktı. Stok bir israf olarak algılanıyordu ve sistemde hiçbir israfa yer yoktu. Her üretim adımı ancak bir sonraki adımın ihtiyaç duyduğu zamanda ve miktarda üretim yapmak üzere KANBAN adı verilen kartlarla tetikleniyordu. Bu mantık tedarikçi firmalar zincirinde de uygulanarak talep edildikçe üreten, stokları asgariye indirilmiş ve bu sayede kaynaklarını çok daha etkin kullanabilen bir sistem yaratılmıştı. Yalın Düşünce ilaç, alüminyum, demir çelik dahil her tür üretim sektöründe; hastaneler, sigorta şirketleri, bankalar, eğitim kurumları dahil hizmet sektöründe; Sivil Toplum Örgütleri ister özel ister kamu kuruluşu olsun her türlü şirket, kurum, kuruluş ve organizasyonun başarısının, etkinliğinin artırılmasında benimseyebileceği ve uygulayabileceği temel prensipleri içermektedir. Kullanılan yaklaşım ve teknikler, ürün hizmet tasarımı, yönetim, idari ve ticari iş süreçlerinde de aynı etkinlikte uygulanabilmektedir. Kullanılan teknik ve araçlar kurumdan kuruma farklılık gösterse de Yalın Düşüncenin prensipleri evrenseldir ve dünyada geçerliliği ve başarısı kanıtlanmış uygulamalara dayanılarak geliştirilmiştir.

Bu bağlamda yalın düşünceden etkilenen muhasebe fonksiyonunun iki yönelimi ortaya çıkmaktadır. Birincisi muhasebenin kendi paradigmasını yenileyerek maliyet dağıtımını bölümlere göre değil, değer zincirlerine göre yapmalı ve müşteriye sunulan gerçek değer hesaplanmalıdır. Muhasebe ayrıca sürekli iyileştirme, maliyet hedefleme ve mamul yaşamını dikkate alan uygulamalara da veri desteği sağlamalıdır. İkinci yönelimle ise, kendi içerisinde israfı yok ederek “Yalın Muhasebe” adıyla israfın olmadığı bir muhasebe süreci gerçekleştirilmelidir. 

Yalın Yönetim ve Finansal Muhasebesi Kavram İlkeleri

Yalın muhasebe daha çok yalın yönetim felsefesi geliştirildikten sonra ortaya çıkan yeni bir konsepttir. Yalın yönetimi uygulamaya çalışan işletmelerin, geleneksel muhasebeyi çevreleyen hata ve kaynakların işletmeyi fazla etkilememeleri için yalın muhasebeyi uygulamaya ihtiyacı hasıl olmuştur.

Yalın Muhasebe, yalın düşünceyle muhasebenin birbirine birleşimi ile ortaya çıkar. Yalın düşünce, yalın muhasebenin en belirgin kilometre taşıdır. İşletmenin tüm parasal değerlerini yalın felsefe ile yönetmeye yönelik prosesler tasarlanır ve bunların uygulanmasını sağlanır. Dolayısıyla yalın muhasebe, yalın yönetime başlamanın tamamlayıcı bir parçasıdır. Aynı zamanda stratejik karar vermede önemli bir araçtır.

Geleneksel maliyet muhasebe sitemlerinden biri olan standart maliyet sistemi, yalın üretim ilke ve yöntemlerine göre gerçekleştirilen operasyonel iyileştirmelerin finansal etkilerini doğru bir şekilde ölçememekte ve finansal sonuçlara yansıtamamaktadır. Diğer taraftan bu sistemin çıktısı olan finansal ve yönetim raporları, işletme yönetiminin yanlış karar almasına yol açmaktadır.

Standart maliyet sisteminin varsayımlarından bir tanesi, dolaylı maliyetlerin mamullere yüklenmesi gerekliliğidir ve bu yüklemeyi işçilik saat veya makine üretim hacmi gibi ilişkili dağıtım anahtarları kullanılarak yapmaktadır. Bu nedenden dolayı doğru ve etkin maliyet bilgisi edinilememektedir. Bu bağlamda mamullerden bazıları gerçeğinden daha fazla maliyetli, bazıları ise daha düşük maliyetli olarak değerlenmekte ve hesaplanmaktadır. Bundan dolayı yanlış maliyet, fiyatlandırma gibi birçok konuda işletme içi yanlış karar almaya yol açabilmektedir.

Standart maliyet sitemini kullanılmaması işletmelerde yalın olmayan davranışların ortaya çıkmasına yol açmaktadır. Kullanılan ana ölçütle, üretimde çalışanların ve makinelerin kapasiteleri verimliliği artırmak ve bu kapasiteleri âtıl bırakmamak varsayımına dayanmaktadır. Büyük ölçekte üretim yapıp, mamul stok miktarını artırmaya çalışmak yalın üretim anlayışına terstir. Bu sebeplerden dolayı standart maliyet sistemi özelliği gereği yalınlaşma fikrinin tersine çalışmaktadır.

Yalın muhasebe, genel olarak muhasebenin tüm alanlarında veya boyutlarında yalınlaşma düşüncesini gerçekleştirme çabası olarak özetlenebilir. Yalın muhasebe, muhasebenin bilgi sisteminin sorumluluklarını ve işlevlerini yerine getirirken olabilecek operasyonel aksamaların, hataların, tekrarların ve israfların ortadan kaldırılmasını ifade eder. Diğer ifade ile muhasebe sistemlerinin daha kaliteli finansal bilgileri, çok daha kısa zamanda ve daha az maliyetle üretmesini olanaklı kılacak şekilde yeniden düşünülmesi veya tasarlanmasıdır. Yalın muhasebenin amacı muhasebenin organizasyonunda, ticari bilgi ve belgelerin düzenlemesinde, arşivlenmesinde, mali olay veya işlemlerin kayıt altına alınmasında, finansal raporların hazırlanmasında ve denetiminde, kısaca muhasebe ile ilgili tüm işlemlerde sıfır hata hedefine dönük, daha kolay, hızlı, yararlı, ucuz vb. yol ve yöntemlerin olup olmadığını araştırmak, bulmak ve uygulamaktır.

Yalın muhasebe kavram ve ilkelerinin aşağıdaki gibi tanımlamışlardır:

  • Doğruluk, netlikten daha mühimdir: Doğruluk ve netlik çoğu zaman eşit kabul edilir, fakat eşit olmadıkları zaman kesinlik için, doğruluktan daha fazla zaman ve maddi kaynak ayırmak gerekir. Muhasebe sisteminin tasarımında doğru yanıtlara varmak gerektiğine karar verilmelidir.
  • Sabit maliyetler ile değişken maliyetleri birbirinden ayır: Değişken maliyetler, çıktı hacmiyle doğrudan ilişkilendirilen maliyetler, sabit maliyetler ise çıktı miktarından bağımsız maliyetlerdir. İlk sıradaki maliyetler son sıradaki maliyetlerden daha önemlidir: Maliyetlere ilişkin kararlar verilirken, geçmişte en düşük maliyeti sunan fırsat yerine, o anın koşullarında daha iyi performans sunabilecek fırsatlar aranmalıdır.

    Muhasebe kayıtları tek ve nihai bir bilgi kaynağı değildir: Örneğin, üretim prosesinden elde edilen bilgi, üretim bandından izlenebilir. Üretim ile ilgili bilgiler, muhasebe kayıtlarında bulunamayacağı gibi, muhasebede kayıt altına alınması gerekmeyebilir. Muhasebe sisteminin dışından da bilgi alınmalı ve aynı zamanda muhasebe kayıtlarına gerekli olmayan ve fazla bilgi alınmamalıdır.
  • İlk seferde doğru olanı yapmaya çalış: Üretim sahasında olduğu gibi, idari çalışmalarında da yeniden işleme israftır. Veri girişinin ve analizinin tek seferde doğru yapılması ve bir sonraki sürece aktarılırken doğruluğundan emin olunması gerekir.
  • “Muhasebe öyle diyor” özür değildir: İş süreçleri tasarlanırken, muhasebe sisteminin ihtiyaçlarının yanında işletme hedefleri de göz önünde bulundurulmalıdır.
  • Mali raporlar muhasebe bilgisi olmayanlar tarafından da kolaylıkla anlaşılabilmelidir: Çalışanlar, günlük performanslarının ve aldıkları kararların etkisini mali raporlardan takip edebilmelidir.
  • Ne ölçüyorsan, O’sun: Ölçümler davranışları belirler ve doğru seçilmiş işletme performans ölçütleri etkinliğini arttırırken, hatalı ölçütler yanlış davranışları tetikleyebilir.
  • Finans mühendisliği, üretimin etkinliğini arttırmayacaktır: İşletme dışında finans piyasalarında yapılan işlemler sonucu elde edilen gelirler ile işletmenin en temel yetkinliklerinden elde ettiği gelirler ayrı değerlendirilmelidir.

Yalın maliyet muhasebesi bir işletmenin yalın üretim süreçlerinde aşama kaydettiğinde uygulanmalıdır. Amaç burada geleneksel maliyet sistemlerinden kaynaklanan fazla, gereksiz ve etkin olmayan gereksiz uygulamaları bertaraf etmektir. Yalın maliyet muhasebesi fazla ve gereksiz ayrıntı takibi yapmadığı mamulü değil de değer akımının tamamını derleten ve rapor eden bir sistemdir.           

Yalın maliyet muhasebe siteminde standart maliyet sisteminde olduğu gibi standart- fiili ayrımı yoktur. Sistem sadece fiili maliyetlere dayanmaktadır. Bu nedenle yalın maliyet muhasebesi için her bir kısa zaman periyodu için (haftalık- on günlük) güncel veriler toplanır ve raporlanır. Yalın maliyet muhasebesi sisteminde işçilik ve dolaylı maliyeti ayrıca takip etmek ya da geriye dönük hesaplama yapmaya gereksinim olmadığı için bu durum standart maliyet sisteminin takip ettiği birden fazla verinin takibine son vererek çok önemli bir iş gücü verimliliği sağlamaktadır.

Yalın maliyet muhasebesi sisteminde geçmişe dönük işçilik ve dolaylı maliyetlerin hesaplanmasının sebebi maliyetlerin siparişler için değil, değer akımının tümü için biriktirilmesidir. Bu nedenle çok az sayıda işlem gerçekleştirilerek yalın maliyet muhasebesi yürütülmektedir.

Yalın Yönetim ve Finansal Muhasebe İlke ve Uygulamaları

Muhasebe Uygulamalarında Yeni Bir Yaklaşım: Yalın Muhasebe

Yalın Muhasebe Sistemi İlke, Uygulama ve Araçlarını aşağıdaki tablodaki gibi açıklayabiliriz: 

Belirlenen üç temel ilke en uygun yalın muhasebe sistemi tasarımı özelliklerini yansıtır. Yalın ve basit maliyet muhasebesi ilkesinin gerçekleştirilmesi için muhasebe süreçlerinde savurganlıkların yok edilmesi gerekir. Değer katmayan değersiz faaliyetlerin tespiti için değer akışı haritalandırma, savurganlıkların yok edilmesi ve sistemin iyileştirilmesi için Kaizen araçlarından faydalanılır. “Planla-Gerçekleştir- Kontrol et-Önlem al” döngüsü ile muhasebe süreçlerinin yalınlaştırılmasında sürekli ilerleme sağlanmaktadır.

Yalın dönüşümü destekleyen maliyet muhasebe süreçlerinin dizaynı ve işletilmesi kontrol ve sürekli gelişme, maliyet yönetimi ve müşteri ve tedarikçi değer ve maliyet yönetimi uygulamaları ile gerçekleştirilir. Bu uygulamalarda başarı ölçüm ve takip diyagramları, değer akışı ve hedef maliyetlendirme araçları kullanılmaktadır. Karar verme prosesleri, kaynak kapasiteleri ve değer akışı maliyeti bilgisi ile desteklenir. Planlama süreçlerinde yalın düşüncenin kullanılması; planlama ve bütçelemede Hoshin politika yayılımı ve satış, operasyonel mali planlamanın beraber yürütülmesiyle gerçekleştirilir. Yalın iyileştirmelerin etkilerinin belirlenmesinde, değer akışı maliyeti ve kapasite çözümlemeleri kullanılır. Mevcut ve gelecek durum değer akışı haritaları iyileştirme alanlarının belirlenmesinde kullanılmaktadır. İnsana yatırım uygulamalarının planlanmasında iyileştirme çalışmalarına katılım ve memnuniyetin izlenmesi ve kar bölüşümü gibi teşviklerle çalışanların teşvik edilmesinden faydalanılır.

4- YALIN YÖNETİM VE FİNANSAL MUHASEBE İÇİN GEREKLİ BELİRGİNLİK DERECESİ

Muhasebe Uygulamalarında Yeni Bir Yaklaşım: Yalın Muhasebe
Yalın muhasebe sistemi dizayn ve uygulama süreçlerini işletmenin yalın üretime geçiş süreçleriyle ilişkilendirerek yalın muhasebe belirginlik sürecini tanımlamıştır:

Tanımlanan belirginlik sürecine göre, işletmede yalın muhasebe uygulamalarının başlatılabilmesi için öncelikle yalın üretim uygulamalarında pilot hücrelerin kurulmuş olması gerekir. Yoğun yalın düşünce eğitimi, KANBAN sisteminin dizaynı ve işletilmesi, hazırlık süresi düşürme, standart iş ve kaynağında kalite çalışmaları, yalın muhasebe sistemi için başlangıç koşullarını oluşturur.

Yaygın yalın üretim uygulamaları, yalın muhasebe sisteminin değer akışları ile yönetim aşamasına ilerlemesini mümkün kılar. Yalın muhasebe sistemi, yalın düşünmenin benimsenmesi ve yalın üretim uygulamalarının paydaşlara yayılması ile yalın iş olarak tanımlanan ideal seviyesine ulaşır. 

Not: Yazının büyük bir bölümü, Dr. A. Engin Ergüden’in, İşletme ve Finans Yazıları – IV (2020 1. Baskı)- KAIZEN MALİYETLEME ÇATISI ALTINDA “YALIN YÖNETİM VE FİNANSAL MUHASEBE” başlıklı kitap bölümünden derlenmiştir.

Yorumlarınızı Bize Yazınız

Soru Sor