Kayıt Saklama Gereksinimlerine İlişkin Zorunluluk 2015 Yılında İtibaren Yürürlüğe Girdi
Maliye Bakanlığı, Vergi Usul Kanununun 175, mükerrer 242 ve 257’inci maddeleri çerçevesinde kendisine tanınna yetki çerçevesinde 431 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğini (ilerleyen kısımlarda “Tebliğ” olarak anılacaktır) yayımlamıştır. Anılan Tebliğ ile 01.07.2014 tarihinden itibaren bazı mükelleflere, Tebliğ ekinde yer alan konular itibarıyla belirlenen asgari içeriklere uygun kayıtları, elektronik ortamda oluşturmak ve istenildiğinde ibraz etmek üzere elektronik ortamda muhafaza etme (Kayıt Saklama Gereksinimleri) zorunluluğu getirilmiştir. 436 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (RG: 28.06.2014 – 29044) ile Kayıt Saklama Gereksinimlerine ilişkin düzenlemelerin yürürlük tarihi 01.01.2015 olarak değiştirilmiştir.
Bazı vergi mükelleflerine yönelik olarak getirilen düzenlemenin temel amacı; mal ve hizmet hareketi ile ilgili elektronik ortamda oluşturulacak kayıtlarda yer alması gereken asgari içeriklerin belirlenmesidir. Böylelikle, vergi denetim faaliyetlerinin gelişen teknolojilere uygun bir şekilde yürütülebilmesi, buna bağlı olarak da mükelleflerden standart hale getirilmiş veriler alınarak, bu veriler üzerinde karşılaştırmalı analizler yapılması amaçlanmaktadır.
Asgari kayıt saklama kapsamına giren mükellefler
Tebliğ’in 3 no.lu maddesi uyarınca Asgari Kayıt Saklama Gereksinimleri kapsamına giren mükellefler şu şekildedir:
- 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi (ÖTV) Kanunu ekinde yer alan (I) sayılı liste kapsamında ÖTV mükellefiyetiolanlar ile ÖTV mükellefiyeti olmasa dahi aşağıdaki faaliyetlerde bulunanlar;
- 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamındaki lisanslardan herhangi birisine sahip olanlar (Lisans sahipleri için bkz. http://www.epdk.gov.tr/index.php/petrol-piyasas/lisans?id=936),
- 4646 sayılı Doğal Gaz Piyasası Kanunu kapsamındaki lisanslardan herhangi birisine sahip olanlar (Lisans sahipleri için bkz. http://www.epdk.gov.tr/index.php/dogalgaz-piyasasi/lisans?id=952),
- 5307 sayılı Sıvılaştırılmış Petrol Gazları (LPG) Piyasası Kanunu kapsamındaki lisanslardan herhangi birisine sahip olanlar (Lisans sahipleri için bkz. http://www.epdk.gov.tr/index.php/lpg-piyasas/lisans?id=940),
- Özel Tüketim Vergisi Kanunu ekinde yer alan (III) sayılı listenin B cetvelinde yer alan ürünlerle ilgili olarak,
- TAPDK’ndan Tütün Ticareti Yetki Belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler,
- TAPDK’ndan Üretim ve Faaliyet Uygunluk Belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler,
- TAPDK’ndan Üretim ve Faaliyet Uygunluk Belgesi almış gerçek ve tüzel kişilerin mamullerinin, Toptan Satış Belgesi sahibi mükelleflere pazarlama ve dağıtımını gerçekleştiren gerçek ve tüzel kişiler.
5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu kapsamındaki kurum, kuruluşlar, kamu iktisadi kuruluşları ve sermayesinin yüzde 50 veya daha fazlası kamuya ait olan kurum ve kuruluşlar yukarıda belirlenen kapsamın dışındadır.
Getirilen düzenleme kapsamında oluşturulacak kayıtların, mükelleflerin tüm faaliyetlerine ilişkin olarak hazırlanması gerekmektedir.
Ancak, kapsama girmekle birlikte Tebliğde yer alan işlemleri esas faaliyet konusu olarak gerçekleştirmeyen mükelleflerin sadece ilgili işlemlere yönelik kayıtları elektronik ortamda oluşturmaları ve muhafaza etmeleri yeterlidir (70 seri no.lu VUK Sirküleri).
Örnek: Esas faaliyet konusu yedek parça imalatı olan ABC A.Ş. ÖTV I sayılı liste kapsamında bazı malları üretim faaliyetlerinde kullanmak üzere ithal etmekte olup, şirketin bu kapsamda ÖTV mükellefiyeti bulunmaktadır. ABC A.Ş.'nin esas faaliyeti söz konusu malların ithalatı, imalatı veya dağıtımı olmadığından yalnızca ÖTV I sayılı liste kapsamındaki işlemlere ilişkin kayıtlarını elektronik ortamda oluşturması ve muhafaza etmesi yeterlidir.
Asgari kayıt saklama gereksinimi belirlenen konular
Tebliğ ekinde, asgari kayıt saklama gereksinimi belirlenen konular şu şekilde belirlenmiştir:
- Satış kayıtları,
- Alış kayıtları,
- Dönem başı ve dönem sonu mal stoklarına ilişkin envanter kayıtları,
- İthalat kayıtları,
- İhracat kayıtları,
- Üretim kayıtları,
- Diğer kayıtlar.
Kayıtların oluşturulması ve oluşturulma zamanı
Tebliğ ile belirlenen usul ve esaslara uygun kayıtların, elektronik ortamda oluşturulması ve istenildiğinde ibraz edilmek üzere yine elektronik ortamda muhafaza edilmesi zorunludur. Söz konusu kayıtlar, yukarıda sayılan konu başlıkları itibariyle, Tebliğ ekinde belirlenen asgari içeriğe sahip olacak şekilde ve yasal defterlerin tutulduğu para birimi kullanılarak oluşturulmalıdır.
Mükellefler, ihtiyaç duymaları halinde söz konusu kayıtlara, belirlenen asgari içeriğe ilave bilgiler de ekleyebilirler. Bu durumda, muhafaza ve ibraz yükümlülüğü ilave bilgileri de kapsamaktadır. Tebliğ kapsamındaki kayıtlara ilişkin oluşturma işleminin, işlemlerin yasal defterlere kaydedilmesi ile birlikte tamamlanması gerekmektedir.
Kayıtların elektronik ortamda oluşturulması ve istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmesi sırasında kullanılacak olan bilgi sisteminin (yazılım ve donanım) taşıması gereken asgari özellikler Tebliğin 5 no.lu bölümünde ayrıntılı olarak yer almaktadır. İstenilen kayıtların yaygın olarak kullanılan dosya formatlarından (.xls, .xlsx, .txt, .csv veya .xml) en az birisi ile kaydedilebilmesi konusunda gerekli imkânlara sahip olunmalıdır.
Kayıtların muhafazası, ibraz yükümlülüğü ve muhafazasında zamanaşımı süresi
Elektronik ortamda oluşturulan ve muhafaza edilen kayıtların herhangi bir kontrol, denetim, inceleme veya başka bir nedenle kısmen istenilmesi durumunda Vergi Usul Kanununun 14’üncü maddesi uyarınca 15 gün içinde ibraz edilmesi gerekecektir. Kayıtların ibrazı sırasında, konular ile ilgili olarak belirlenen asgari içeriğe uyulması ve Tebliğde ifade edilen dosya formatlarından birisinin kullanımı yeterlidir. Ayrıca kayıt saklama gereksinimlerine ilişkin yükümlülüğün, söz konusu kayıtların istenildiği takdirde okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.
Getirilen düzenleme ile oluşturulan elektronik kayıtların ilgili bulundukları takvim yılını takip eden beş yıl süre ile muhafaza edilmeleri gerekmektedir.
Sorumluluk ve ceza uygulaması
Mevcut yasal düzenlemeler çerçevesinde getirilen zorunluluğa uymamanın cezası Vergi Usul Kanununun mükerrer 355 inci maddesi ile belirlenen özel usulsüzlük cezası olup, 2015 YILINDA KURUMLAR İÇİN GEÇERLİ CEZA MİKTARI 1.300 TL’dir.
Özel usulsüzlük cezası kesilmesine rağmen mecburiyetleri yerine getirmeyenlere, yeniden süre verilerek bu mecburiyetlerini yerine getirmeleri gereği tebliğ olunur. Verilen bu süre içerisinden mecburiyetlerin yerine getirilmemesi halinde daha önce kesilen özel usulsüzlük cezası bir kat arttırılarak, diğer bir ifadeyle iki kat olarak uygulanır.
İkinci kez ceza kesilmesine rağmen, mecburiyetleri yerine getirmeyenlere yeniden süre verilerek, bu mecburiyetleri yerine getirmeleri istenir. Verilen yeni süre içerisinde istenilen bilgilerin yine verilmemesi halinde, daha önce kesin ikinci özel usulsüzlük cezası (iki kat olarak uygulanan) kadar ceza kesilebilir.
Zorunluluğa uymamanın bir sonucu da vergi incelemesine alınmak olabilir. Kayıtların elektronik ortamda oluşturulmasına rağmen inceleme elemanına ibraz edilmemesi, Vergi Usul Kanununun 359 uncu maddesine göre “gizleme” olarak değerlendirilebilir. Bizim kanaatimize göre böyle bir değerlendirme çok ağırdır. Söz konusu bilgilerin kağıt ortamında verilmesi halinde gizleme iddiası ileri sürülemez, en fazla usulsüzlük cezası uygulanabilir.
Yürürlük
Kayıt Saklama Gereksinimlerine ilişkin olarak getirilen düzenleme 01.01.2015 tarihinden itibaren yürürlüğe girmiştir. Dolayısıyla düzenleme, 01.01.2015 tarihinden önceki dönemlere ilişkin kayıtları kapsamamaktadır.
01.01.2015 tarihi itibariyle kapsama girmekle beraber, ilerleyen dönemlerde kapsam dışına çıkan mükelleflerin, kapsam dışına çıktıkları dönemden itibaren kayıt saklama gereksinimlerine ilişkin herhangi bir yükümlülükleri bulunmamaktadır.
Önceki yıllarda kapsama giren, ancak 01.01.2015 tarihi itibariyle kapsam dışında yer alan mükelleflerin, Kayıt Saklama Gereksinimlerine ilişkin düzenlemelere tabi değildir. Buna göre, 2014 yılında ÖTV Kanunu ekinde yer alan (I) sayılı liste kapsamında ÖTV mükellefiyeti olup, 2014 yılının Aralık ayında bu mükellefiyetini sona erdirmiş olan bir mükellefin (1) kayıt saklamaya ilişkin yükümlülükleri bulunmamaktadır.
Ancak, 01.01.2015 tarihi itibariyle kapsama girmeyen bir mükellefin, ilerleyen dönemlerde (örneğin 2015 yılı içerisinde yahut ilerleyen hesap dönemlerinde) kapsama girmesi halinde, kapsama girilen dönemden itibaren Asgari Kayıt Saklama Gereksinimlerine ilişkin düzenlemelere tabi olacaktır.
(1) Kayıt Saklama Gereksinimlerinin kapsamına alınılmasıyla ilgili olarak diğer şartların gerçekleşmediği varsayılmıştır.
Bu yazı yazarın izniyle, Yaklaşım Yayınlarının 2015-Ocak, 265 sayılı Yaklaşım Dergisinde yayımlanan “Kayıtların Elektronik Ortamda Oluşturulması, Muhafazası Ve İbraz Edilmesine (Kayıt Saklama Gereksinimlerine) İlişkin Zorunluluk 2015 Yılından İtibaren Yürürlüğe Girecektir” başlıklı makaleden özetlenmiştir.